Les collègues de l’équipe finances se sont récemment dotés d’un nouveau collègue. Pas n’importe quel collègue, mais un logiciel d’automatisation des processus piloté par un robot (RPA). Le RPA a reçu un accueil chaleureux et a rapidement été rebaptisé robot Marcel. Curieux, nous lui avons rendu visite.
Dans l’organigramme de l’équipe finance figure le prénom « Marcel ». Mais qui est Marcel, au juste ?
JEAN-MARIE: À un moment donné, le département Finance a été confronté à une énorme quantité de tâches administratives récurrentes. Télécharger, uploader, classer, copier… Ces tâches nous prenaient entre une demi-heure et une heure par jour. En additionnant ces durées, on arrivait rapidement à cinq heures par semaine ou vingt heures par mois. Nous nous disions alors que si un robot pouvait s’acquitter de ces tâches, notre travail serait bien plus agréable. Or, Marcel est ce robot, ou plus précisément, un databot RPA. RPA, ou Robotic Processing Automation, est l’outil logiciel idéal pour automatiser les tâches répétitives : il réalise toute une série d’actions, comme si vous les faisiez vous-même derrière votre écran.
Je rêve de mettre en place un système qui permette à 80 à 90 % de tous les documents qui nous parviennent d’être automatiquement traités par une combinaison de RPA et OCR.
- Jean-Marie
Jean-Marie, à quel point l’idée d’introduire Marcel vous a-t-il enthousiasmé ? Et où avez-vous immédiatement décelé un gain d’efficacité potentiel ?
JEAN-MARIE: J’étais très enthousiaste à l’idée d’introduire Marcel. Et nous avons aujourd’hui encore une marge de progression devant nous, car ses capacités sont sous-exploitées. Il est important de savoir que Marcel ne se limite pas aux tâches financières. Un autre département pourrait donc parfaitement avoir recours à ses services.
Toto, en tant qu’étudiant, comment avez-vous eu l’idée de fabriquer Marcel ? Et pourquoi avez-vous pensé à Upgrade Estate pour présenter votre idée ?
TOTO: Je suis arrivé chez Upgrade Estate via DO!, un programme de l’Université de Gand qui encourage et coache les jeunes entrepreneurs pour faire évoluer leur start-up en scale-up. Je suis entré en contact avec vous parce que j’ai participé à ce programme et qu’Upgrade estate est un de ses partenaires.
JEAN-MARIE: Dès la première réunion, nous avons compris que l’idée de Toto avait du potentiel. Il a aussi immédiatement voulu faire un test chez nous. Nous étions l’un de ses premiers clients et avons apprécié de partir d’une page blanche. Et peut-être qu’Upgrade Estate a contribué, tel un mentor, à stimuler l’entreprise que Toto voulait développer à l’époque.
Aujourd’hui, Marcel le robot est exploité à environ 20 % de sa capacité et pourrait assumer plus de tâches. De quelles tâches pourrait-il s’agir ?
JEAN-MARIE: Je rêve de mettre en place un système qui permette à 80 à 90 % de tous les documents qui nous parviennent d’être automatiquement traités par une combinaison de RPA et OCR (Optimal Character Recognition). Les documents seraient lus par un système et un databot déciderait comment les traiter. Nos comptables ne devraient alors pratiquement plus effectuer de saisie manuelle et pourraient se concentrer sur d’autres tâches.
Toto, votre outil est utilisé depuis 3 ans maintenant. L’avez-vous amélioré depuis ?
NELE: Avec Marcel, nous avons non seulement mis au point un modèle de RPA, mais nous avons également eu un aperçu des problèmes actuellement liés à la gestion d’un tel modèle.La mise à jour d’une interface utilisateur interrompt le processus de Marcel. Marcel doit donc toujours s’adapter à ces mises à jour, parce qu’un changement dans une interface utilisateur le perturbe.En ce moment, nous apprenons à Marcel la reconnaissance visuelle de ce qui se trouve à l’écran. Quand une mise à jour modifie l’emplacement d’un bouton, par exemple, il restera capable de reconnaître ce bouton et son processus n’en sera plus perturbé. Cela réduira déjà considérablement le nombre de processus bloqués à cause de changements mineurs dans les interfaces utilisateur.
Comment voyez-vous la relation entre RPA et IA (intelligence artificielle) ? La prochaine étape donnerat-elle au robot la capacité de penser et de décider ?
TOTO: Nous travaillons très activement à l’intégration de l’IA dans la RPA pour établir le lien lors d’une prochaine étape. Ces dernières années, nous avons développé un outil qui exécute très efficacement des tâches informatiques. Marcel prend des décisions, mais celles-ci se limitent à des cas simples et préalablement approuvés. À ce stade, les cas particuliers doivent toujours être gérés par un être humain. À présent, nous voulons passer au niveau suivant et intégrer un peu d’intelligence dans le processus, pour que Marcel puisse aussi traiter des cas plus complexes.